Getting Things Done in 7 Stappen
Misschien heb je weleens gehoord van 'Getting Things Done' (of GTD) van David Allen. Een razend populair zelfmanagement programma waarmee je een stuk effectiever kunt werken. Dit programma is erg uitgebreid. Daarom hebben wij voor jou de basics zodat je direct aan de slag kunt!
Productiviteit kan eenvoudig en complex
Getting Things Done is een effectieve methode om je leven te managen en een volledig overzicht te houden. Maar, het werkt zeker niet voor iedereen. Veel mensen vinden GTD te ingewikkeld of teveel gedoe. Ben jij zo iemand? Maak dan kennis met de eierdoostheorie, het gratis eBook van soChicken over simpele productiviteit. Wij ontwikkelden een eenvoudige methode om productiever te worden zonder veel gedoe.
Heb je interesse in de soChicken Eierdoostheorie?
Klik dan hier om meer te lezen en download hem GRATIS!
Getting Things Done biedt een uitgebreid systeem om je leven simpeler te maken. Zoals David Allen zegt in zijn seminars: "Om iets wat complex is eenvoudig te maken, heb je een minstens zo complex systeem nodig." Dit zijn de kernpunten van GTD."
1. Verzamel ALLES!
De truc achter effectief werken is het leegmaken van je hoofd. Wanneer je relaxt bent en er geen stressende ideeën door je hoofd zweven werk je beter. Daarom moet je ALLES wat je wilt doen verzamelen! Liefst op één plek. Zet een bakje in je kamer en gooi hier alles in wat je moet doen, wilt lezen, wilt bekijken, niet moet vergeten etc. Alles wat in je leven terecht komt. Dan weet je zeker dat je er later op terug zult komen.
2. Maak je hoofd leeg
Je moet niet alleen ALLES verzamelen wat je moet doen, zien, bekijken of onthouden. Je moet ook je hoofd leeg maken. Pak een schetsblok en begin te op te schrijven wat je allemaal bezighoudt. Je kunt dit doen zoals je zelf wilt. Een goede manier is het maken van een brainstorm. Wanneer er geen gedachten meer door je hoofd zweven hoef je je niet meer druk te maken en kun je focussen op wat echt belangrijk is. Zorg altijd voor een notitieblokje onderweg! Dan kun je ideeën direct van je af schrijven.
3. Koppel al je TODO's aan omgevingen en projecten
Wanneer je eens per week je bakje leeg gaat maken vraag je je bij elk item af of dit een 'actie' is. Zoja, wat is de ideale uitkomst? Vervolgens: is het deel van een project of niet? Een project is een uitkomst die meerdere acties vereist, zoals het maken van een werkstuk.
Stel een actie in je bakje (inbox) is: "Marloes bellen om meeting te regelen". Moet je alleen een meeting regelen? Of is de meeting onderdeel van een groter geheel zoals bijvoorbeeld "theatervoorstelling voorbereiden". In dat geval is "theatervoorstelling voorbereiden" dus een project met een ideale uitkomst.
Vervolgens moet je elke actie koppelen aan een 'omgeving' of 'context'. Waar wil je Marloes bellen? Bij de telefoon. Dus deze actie komt op twee lijsten: project "theatervoorstelling voorbereiden" en de context "telefoon". Wanneer je nu bij de telefoon bent kun je direct zien welke telefoontjes je nog moet plegen!
Je kunt deze lijsten heel eenvoudig aanmaken op bijvoorbeeld kladblokken of online via Simple GTD (gratis).
4. De Someday/Maybe en de Tickler File
Wanneer je een project bedenkt wat je niet meteen kunt of wilt doen maar in de toekomst misschien wel, is het een 'Someday/Maybe' project. Deze projecten kun je op een aparte lijst zetten of een eigen Context geven in je systeem. Hierdoor verlies je nooit die goede ideeën die je in de toekomst nog wilt doen zoals: "een boek schrijven", "de garage grondig schoonmaken" etc.
Kom je langs acties met een specifieke datum? Deze plaats je in je agenda als TODO voor een specifieke dag. Dit kun je doen in een papieren agenda of online via bijvoorbeeld Google Calendar (gratis). Ook acties waar je nu even niets mee te maken wilt hebben, maar op een specifieke datum wel, plaats je in je agenda. Voorbeeld: een verjaardagscadeau kopen voor je vader, maar die is pas over 5 maanden jarig. Dan plaats je het in je agenda over vier maanden, zodat je er dan automatisch aan herinnerd wordt.
5. Waiting For en Referentie materiaal
Heb je een actie die jij niet kunt of wilt doen? Wanneer je een actie overdraagt aan iemand anders zet je hem op je 'waiting for' lijst. Hier kun je zien wat je allemaal nog van wie moet krijgen. Op die manier heb je een overzicht waarmee je je omgeving kunt aansturen. Indien je datums hebt afgesproken kun je deze invoeren in je agenda: bv. "agendapunten meeting van Marloes ontvangen".
Er komen ook spullen langs in je leven waar geen acties aan verbonden zijn, maar die je wel wilt bewaren. Dit is referentiemateriaal. Gebruik dit bijvoorbeeld voor bonnetjes, concertkaartjes, gebruiksaanwijzingen etc. Zorg dat het alfabetisch gesorteerd is in mappen in bijvoorbeeld een lade. Op die manier kun je altijd alles snel en makkelijk vinden en raak je belangrijke spullen niet meer kwijt!
6. Wat is de volgende actie?
Heb jij ook weleens projecten lopen die maar niet vooruit te branden zijn? Dat komt omdat er geen duidelijke 'next actions' zijn vastgesteld. Wanneer je een meeting wilt regelen is de volgende actie niet "meeting regelen" maar bijvoorbeeld "Marloes bellen om meeting te regelen". Marloes bellen is namelijk veel makkelijker om te doen dan iets abstracts als een meeting regelen.
Bedenk altijd wat de volgende actie is die je dichter bij je ideale uitkomst brengt. Als je voor elk project in je leven een 'next action' bedenkt blijven alle projecten vooruitgang boeken!
7. De 'Weekly Review'
Het is van groot belang dat je minimaal één keer per week gaan zitten om je hele systeem door te nemen. Leeg je bakje (inbox) en bekijk wat er binnen is gekomen. Organiseer je acties in de juiste projecten, contexts en categoriën. Bekijk wat er allemaal al gedaan is en bedenk een 'next action' voor elk project. Zorg vervolgens dat je alles leeg maakt. Zowel je mailbox als je bakje. Leg dingen niet terug in je inbox, zorg dat alles georganiseerd wordt!
Nu heb je kennis gemaakt met het 'Getting Things Done' programma van David Allen. Indien je meer wilt weten over deze selfmanagement methode raad ik je het boek 'Getting Things Done' aan. Je kunt hier meer lezen over GTD. Dit artikel bevat meer uitgebreide informatie in het Nederlands.
Getting things done
David Allen
Door: Jelle Hermus (@soJelle)
